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Guide ultime de la réservation de bars

Qu’il soit au coin de la rue, sur une péniche ou sur le toit d’un immeuble, le bar reste le lieu de convivialité par excellence. Et si ce bar était à vous, le temps de quelques heures ? Les échanges n’en seront que meilleurs… Que vous soyez un professionnel ou un particulier, vous trouverez dans ce guide toutes les informations nécessaires pour privatiser, en bonne et due forme, le bar qui répond à vos besoins. Bonne lecture, et à votre santée !

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Guide

I/ Privatiser un bar : c’est souple et c’est plein d’avantages !


Comment privatiser un bar ? La question peut paraître triviale. Ne suffit-il pas de décrocher son téléphone pour privatiser un lieu ? C’est en partie vrai. Mais en partie seulement. Car il n’y a pas deux privatisations qui se ressemblent… Et vous, laquelle vous conviendrait ?


1) Réserver quelques tables


Il est tout à fait possible de réserver seulement quelques tables dans un bar. On pourrait penser que c’est une opération simple, mais un service comme Privateaser pourra vous aider à formaliser la chose et vous prémunir contre les mauvaises surprises. Les avantages de la réservation sont multiples. D’abord, dans les quartiers de noctambules, il n’est pas rare que les bars soient bondés à partir de 19h. Dans ce cas, vous risquez de jouer des coudes à l’intérieur et de rester debout : difficile de profiter pleinement dans ces conditions ! Au contraire, si quelques places vous attendent, vous pourrez arriver tranquillement à la soirée, sans vous presser. Vous pourrez vous asseoir, discuter dans de meilleures conditions et commander, sans crier, des planches ou des assiettes pour manger. De plus, si quelques tables vous sont réservées, vous pourrez éventuellement mettre les consommations sur une note que vous réglerez seulement en fin de soirée - chose impossible si vous et vos convives sont dispersés dans le bar. Bref, la réservation, c’est l’option “relax”, pour vous comme pour les gérants !


2) Réserver un espace


Beaucoup de bars ont pensé à vous… Oui, vous ! Ils ont même préparé un espace à part, rien que pour vous. Il peut s’agir d’une mezzanine, d’une pièce contigüe, d’un étage entier… Bref, d’un lieu séparé, privatisable, pour une soirée privilégiée tout en profitant de l’ambiance générale de l’établissement - car rien n’empêche les invités d’aller dans la partie “publique” du bar, ou même dehors, pour fumer une cigarette ou juste pour prendre l’air. Dans votre espace, vous serez protégés du brouhaha ; vous pourrez laisser vos affaires et vos consommations sans surveillance, en toute sérénité ; vous pourrez même, en général, diffuser votre propre musique ! D’ailleurs, chez Privateaser, nous avons recensé des dizaines de bars avec des espaces privatisables dans la capitale. Et nous avons même dressé la liste des bars qui proposent une cave privatisable - en hiver, c’est le must.


3) Privatiser le bar entièrement


C’est la solution la plus confortable, réservée aux gros événements qui demandent de la place. Avec cette formule, les invités pourront profiter de tous les espaces, du comptoir et même de la terrasse, s’il y en a une. Les barmen et les serveurs seront aux petits soins pour vous. Agréable, non ? Mieux, en privatisant le bar complètement, vous serez en mesure de négocier beaucoup plus de choses avec les gérants : organiser des animations (même si elles nécessitent d’installer du matériel), personnaliser la décoration, inviter votre propre DJ ou même des artistes pour une petite représentation, etc. En fait, vous serez au bar (presque) comme chez vous !


Pourquoi privatiser un bar ? Nous allons voir que privatiser un bar pour son événement présente de nombreux avantages… En n’oubliant pas que la privatisation est gratuite !


4) Pour une fête privée


Vous êtes un particulier ? Vous devez célébrer un anniversaire, des retrouvailles, une remise de diplôme - bref, un événement heureux ? Vous pourriez être tenté d’organiser votre soirée à domicile… Mais les freins sont nombreux : problèmes d’espace, problèmes de voisinage, corvée du ménage le lendemain… Dans un bar, au contraire, vous pourrez profiter à 100% de votre événement sans avoir à penser au reste ! Plus besoin de faire les courses (ou pire, de partir au milieu de la soirée pour renouveler les stocks) : vos invités consommeront leurs boissons préférées et grignoteront ce qui leur plaît toute la soirée. Les gérants s’occupent de tout pour vous.


5) Pour une soirée d’entreprise


Une soirée d’entreprise peut s’organiser au bureau. Mais dans ce cas, vous vous exposez aux mêmes problèmes que le particulier qui fête son anniversaire chez lui (le bruit, la saleté, etc.). Heureusement, dans un bar, tous ces problèmes se résolvent par magie. Et puis pour les salariés, une soirée dans un bar, c’est un vrai plus. C’est l’occasion de couper du quotidien, de sortir du cadre habituel du bureau ; vos collègues feront plus facilement tomber le masque et se découvriront autrement.


II/ Soirée dans un bar : nos conseils d’organisation


Pour les boissons : quel mode de consommation ? Il ne faut pas se mentir. Au bar, on discute, on bavarde... Mais surtout, on boit un verre. Le levé de coude est sport national ! Alors mieux vaut poser des règles explicites avant de commencer votre soirée, pour éviter les déceptions et les déconvenues. Dans les faits, quand on privatise un bar, la consommation de boisson peut s’organiser de trois manières...


1) La consommation sur place


C’est la solution la moins cher, puisque l’organisateur… ne paye rien ! Dans cette formule, le bar continue de fonctionner comme tous les jours : les invités payent leurs boissons au comptoir, au fur et à mesure de la soirée. Cela ne vous empêche pas, en amont, de négocier certains tarifs avec les gérants ; en échange, ils vous demanderont peut-être un nombre d’invités minimum. Ou alors, vous pouvez trouver votre bonheur dans le top des bars pas chers à Paris.


2) La formule “tout inclus”


Ici, c’est tout l’inverse, puisque l’organisateur décide de payer toutes les consommations de ses invités. Cela peut se faire de deux façons différentes. Soit vous réglez la note en fin de soirée - voir quelques jours après, si les gérants sont d’accord. Soit vous payez à l’avance un forfait fixe, selon le nombre d’invités que vous avez. En général, un forfait de 30 euros à 40 euros par personne suffit, sauf si vous souhaitez inclure des alcools plus chers, comme le champagne - dans ce cas, le tarif sera double ou triple.


3) La formule intermédiaire


Les particuliers, comme les entreprises, plébiscitent en général une formule intermédiaire. Il s’agit d’offrir à vos invités un certain nombre de consommations pendant la soirée : par exemple des bols de punch, des pichets de sangria, des bouteilles de vin… Ainsi, les invités sont ravis, et l’organisateur contrôle parfaitement son budget. Notons que les trois formules, évoquées pour la boisson, fonctionnent aussi bien pour la nourriture. Si le bar propose des assiettes ou des planches, l’organisateur pourra soit ne rien payer, soit payer un forfait, soit payer un certain nombre de consommations. Là encore, nous recommandons fortement aux organisateurs d’offrir quelques petites choses à manger ; sinon, les invités pourraient “oublier” de s’alimenter, et mal gérer leur consommation d’alcool.


Pourquoi ne pas proposer des animations ? Eh oui : même dans un bar, il est possible d’organiser de véritables animations ! Et c’est tant mieux, car cela donne du relief à la soirée, qui sinon se polarise sur les boissons et les pauses cigarettes. D’ailleurs, les animations permettent d’inclure dans la soirée, de façon plus chaleureuse, tous ceux qui ne consomment pas d’alcool ou de tabac.


4) Les animations numériques


Le bon vieux karaoké n’est pas mort ! Au contraire, il est plus populaire que jamais dans sa version digitale : plus de chansons sont disponibles et avec une meilleure qualité. L’appareil, équipé de micro, se branche généralement sur un écran ou un rétro-projecteur via une simple prise HDMI. La plupart des loueurs de matériel festif et Hi-fi vous proposeront ce genre de produit. Notez que certains bar proposent d’emblée l’animation karaoké ; dans ce cas, pas besoin de ramener vous-même le matériel. .
Plus récemment, le photobooth est devenu très populaire aussi. Il s’agit simplement d’une borne, en libre service, que les invités peuvent utiliser pour se prendre en photo ; les photos sont ensuites stockées sur un cloud ou même envoyées directement aux intéressés par e-mail ou par MMS. Ceux qui aiment grimacer et se déguiser ne s’en lassent pas ! D’autant qu’une petite variante vient d’apparaître avec le photobooth slowmotion, qui propose non seulement des photos instantanées mais aussi des ralentis extrêmements détaillés… et souvent hilarants.


5) Les animations “sport”


Du sport, au bar ? Oui. Mais rassurez-vous, personne ne risque de se froisser un muscle. Il est question ici de baby-foot, de tables de billard, de cibles de fléchettes, ou même des mini terrains de pétanque (ça existe) ! Bref, rien d’épuisant ni de dangereux.
Par ailleurs, notez que de nombreux bars proposent d’emblée ce genre d’installations - cela pourrait vous faire économiser du budget.


6) Les animations “à l’ancienne”


Pas d’écrans à installer, pas de matériel à louer… Les animations traditionnelles ont l’avantage d’être souvent peu coûteuses et faciles à mettre en place, même en dernière minute. C’est le cas par exemple du quiz apéritif, qui garantit de réchauffer l’ambiance avant le lancement de la soirée. Si vous êtes une entreprise, le quiz devrait porter sur l’entreprise elle-même, son histoire et ses équipes. Si vous êtes un particulier, le quiz portera de préférence sur votre groupe d’amis et vos références communes. D’une façon générale, mieux vaut éviter les simples quiz de “culture générale” - un peu trop impersonnels et parfois trop difficiles. Par ailleurs, de simples jeux de société peuvent être installés dans un espace plus calme du bar. Rassurez-vous : dans leur majorité les jeux de société ne sont pas (plus) soporifiques ! Il en existe des dizaines qui permettent de parler, de rire, et de jouer en équipes pour mieux se connaître. Enfin, n’hésitez pas à faire venir des professionnels pour des animations toutes simples : des musiciens pourraient jouer en live, un magicien ou un mentaliste pourrait passer de table en table pour proposer quelques tours… Et si vous organisez votre événement dans un bar à cocktail, pourquoi ne pas demander au serveur de présenter un petit atelier, en début de soirée, pendant lequel il enseignerait les rudiments de son art ?


7) Quelques applications pour rendre la soirée plus folle


Certaines applications sur téléphone peuvent mettre un peu d’ambiance dans la soirée tout en vous déchargeant de certaines tâches… C’est le cas par exemple de l’application Tracktl, qui permet à un groupe de collaborer en direct pour gérer la musique d’une fiesta - une façon, pour chacun, de s’improviser DJ ! D’autres applications se chargent plutôt de l’aspect lumineux, comme Party Ligths (Android) ou de iDiscoLight (sur Iphone), qui proposent des éclairages colorés et clignotants - ceux d’iDiscoLights réagissent même en direct à la musique. L’effet ne sera pas aussi puissant que sur de véritables spots, mais si vous branchez votre appareil à un grand écran, ce sera déjà un bon commencement. Et vous économiserez sur le budget.


III/ Quel est le bar qui vous convient ?


Les critères à surveiller. Avant de jeter votre dévolu sur un bar, avez-vous vérifié s’il cochait toutes les cases ? Car les points importants, quand il s’agit de choisir un bar, sont bien spécifiques… Dans le chapitre suivant, nous partirons du principe que vous cherchez un bar pour organiser une soirée - car c’est le cas le plus fréquent.


1) L’emplacement


Idéalement, le bar que vous choisirez devrait être accessible en transport en commun. Si ce n’est pas le cas, il devrait au moins se trouver à distance raisonnable (distance par rapport à vos quartiers habituels, ou par rapport aux bureaux de l’entreprise) ; sinon, vos invités risqueraient de rentrer tôt - ou pire, de ne pas venir du tout ! S’ils doivent conduire, assurez-vous que le bar choisi propose des places de parking à proximité. Dans tous les cas, si vous prévoyez une soirée alcoolisée qui se termine tard (par exemple après la derniers métros), il est vraiment souhaitable de proposer un système de navettes pour le retour. S’il s’agit d’une soirée d’entreprise, c’est presque obligatoire, ne serait-ce que d’un point de vue légal. Vous pouvez sinon simplement annoncer qu’un petit budget est alloué pour les retours en taxi - c’est encore plus simple à mettre en place que des navettes, et c’est tout aussi sécurisant.


2) L’heure de fermeture


L’heure de fermeture des bars est régie par des arrêtés préfectoraux ; elle varie donc selon les départements. Mais elle dépend aussi de la volonté des gérants, de leurs habitudes, et des compromis qu’ils entretiennent avec les habitants du quartier.
Parfois, l’heure de fermeture peut être négociable dans une certaine mesure. Dans tous les cas, renseignez-vous bien à l’avance pour éviter toute mauvaise surprise. En règle générale, les bars doivent fermer à 2h du matin - c’est le cas pour la plupart des bars dansant. Si le bar est essentiellement tourné vers la piste de danse, alors il peut être considéré comme une discothèque et ne fermer qu’à 7h. Il existe cependant de nombreuses dérogations, et plusieurs établissements de nuit peuvent rester ouverts jusqu’à 5h, sans pour autant être des discothèques. Par ailleurs, dans certains bars, l’espace extérieur (terrasse ou rooftop) ferme avant l’espace intérieur pour préserver le voisinage.


3) Le prix des consommations


La privatisation du bar est une chose, mais on oublie parfois de consulter la carte avant de réserver… Dans ce cas, si vous avez prévu de payer une partie (ou la totalité) des consommations, les surprises peuvent être bonnes comme elles peuvent être salées ! Pour prendre un exemple simple : la pinte de bière, à Paris, peut se payer 2,50 euros (bars quartier Belleville) comme elle peut coûter plus de 10 euros (bars quartier La Défense). Un facteur 4, cela n’est pas rien. Si vos invités sont nombreux, l’effet sur votre budget sera bien réel. Prenez donc soin d’inclure le prix des consommations dans votre prévisionnel, sans faire de calcul hasardeux avec des “prix moyens” qui ne correspondraient pas à la réalité.


IV/ Les types de bars


Il y a plus de 34 000 bars en France. Voilà qui donne l’embarras du choix… Alors, pour vous aider un peu, distinguons cinq grandes catégories d’établissements. Il vous restera le choix, sans l’embarras !


1) Les classiques


Il peut s’agir d’un bistrot ordinaire, d’un pub sans chichis, d’un café parisien... Ce sont des valeurs sûres qui proposent des prix abordables. Vos invités se sentiront à l’aise, “comme chez eux”. De plus, comme ces endroits sont relativement neutres, les gérants accepteront d’autant plus facilement vos efforts de personnalisation (décoration, animations, etc.).


2) Les bars “à thèmes”


Ils sont nombreux, ces bars qui nous transportent dans une autre époque, un autre lieu… Case à rhum en bois peuplée de palmiers ; bar à cocktail sur le thème de la prohibition, caché derrière la chambre froide d’une pizzeria ; bar spécialisé dans la culture geek et la science-fiction ; bar sur le thème des années folles, avec fauteuils en cuire et tapisseries art-déco ou encore un décor de bars rétro… Tous ces exemples sont bien réels. Et s’ils existent, c’est bien la preuve que tout existe. Alors profitez-en !
Offrez à vos invités un moment d’évasion, un vrai souvenir inoubliable pour couper du quotidien. Nous vous proposons d’ailleurs, pour une soirée caliente, une sélection des meilleurs bars à tapas de Paris : c’est une thématique universellement appréciée.


3) Les bars à concepts


Les bars sont si nombreux qu’ils doivent se démarquer. Ainsi, chaque mois, plusieurs établissements arrivent sur le marché avec de nouveaux concepts… On peut y trouver des bières brassées sur place à l’intérieur d’énorme cuves, des bornes d’arcade pour jouer aux jeux-vidéo, des objets connectés et même (c’est véridique), un ring de catch au milieu des tables…...
Vous retrouverez certains concepts, parmi les plus ludique, sur notre liste des “bars à jeux” parisiens !


4) Les bars pour “summer party”


Dès les beaux jours, qui n’a pas envie de boire un verre en extérieur ? Vous trouverez certainement votre bonheur parmi nos sélections parisiennes de bars avec terrasses, de bars avec jardins et de bar rooftops. Sachez que tous ces lieux proposent aussi des espaces couverts, pour s'abriter quand la température se rafraîchit. Tentez votre chance : vous ne pouvez pas y perdre !


5) Les bars spécialisés


Vos invités sont des becs-fins ? Vous aimeriez proposer une soirée dans une atmosphère plus cosy, plus qualitative, avec de bons alcools ? Dans ce cas, pourquoi ne pas opter pour un bar à bières, un bar à cocktail ou un bar à vin ? Les professionnels, sur place, sauront vous conseiller et pourraient même, si vous leur demandez, organiser pour votre groupe une petite séance de dégustation.


MAINTENANT, À VOUS DE JOUER !


Vous savez tout sur la privatisation des bars.
Il ne vous reste plus qu’à parcourir le catalogue de Privateaser et de choisir la perle rare qui vous conviendra…
Privatiser un bar, c’est gratuit, et même si nous avons beaucoup parlé de la capitale dans les paragraphes qui précèdent, cela fonctionne partout en France.


D’ailleurs, nous vous invitons à découvrir notre sélection des meilleurs bars à Lyon, ainsi que notre top des bars situés à proximités de la place Bellecour !


Maintenant, nous aimerions vous écouter… Cherchez-vous des informations que vous n’avez pas trouvées dans ce guide ? Peut-être avez-vous d’autres expériences à partager - des conseils, des astuces ?

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