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Guide ultime de la location de salles

Avec Internet, la location de salle devrait être plus simple que jamais. Et pourtant… Trop d’offres, trop d’informations : on a parfois l’impression de se noyer. Alors, que ce soit pour votre entreprise ou pour vous-même, ce guide vous donnera toutes les pistes et les astuces pour devenir un as en la matière. Suivez nous.

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Guide

I/ Pourquoi louer une salle ?


Commençons par le commencement. Pour quels motifs souhaitez-vous louer une salle ? Répondre à cette questions permettra d’établir votre cahier des charges. Ainsi, vous n’oublierez rien d’important et vous vous ferez mieux comprendre par les propriétaires de salles.



  • Pour travailler

  • Pour une soirée d’entreprise

  • Et quand on est un particulier ?


1) Pour travailler


En France, 2/3 des locations de salles (Mieux connaître le marché du MICE en France, en Allemagne et au U.K - rapport de Concomitance Consulting) sont faites pour des réunions petites ou moyennes (moins de 30 participants). Les premiers clients sont les entreprises, mais pas seulement. Les associations, les syndicats, les fédérations sportives, et même les entreprises unipersonnelles peuvent, un jour ou l’autre, avoir besoin d’un espace bien particulier pour travailler. Tout dépend des besoins… Et vous, quel type de réunion voulez-vous organiser ?


a) Une réunion classique


Même dans le cas d’une salle de location pour une réunion toute simple, il existe plein de bons arguments pour louer une salle :



  • Changer de cadre. Pour une meilleure créativité ! Parce que travailler tous les jours, du matin au soir, dans un même environnement, cela finit par tuer la productivité ; à l’inverse, Kat Boogard, sur le blog de Trello, rappelle que le cerveau humain raffole des stimulis tous neufs pour nourrir sa motivation.

  • Avoir de meilleures conditions matérielles. L’immobilier représente un coût très important pour les start-up et les PME. Les salles de réunions peuvent en pâtir : certaines sont sans fenêtres, exigües, pleines d’échos… Louer une salle en extérieur, c’est l’occasion de trouver un lieu plus grand, plus lumineux, plus agréable, avec des meubles confortables et du matériel supplémentaires (par exemple un rétroprojecteur ou un tableau blanc). Si votre réunion doit durer longtemps, par exemple une journée entière, un peu de confort supplémentaire n’est donc pas un luxe.

  • Se couper des distractions. Quand on y pense, le bureau n’est pas l’endroit idéal pour se concentrer (surtout s’il est fait en open-space) : les téléphones sonnent en permanence, les collègues nous sollicitent pour le travail ou pour prendre des pauses, les visites et livraisons se succèdent à l’accueil… Heureusement, dans un lieu “neutre”, le calme demeurera ininterrompu, aussi longtemps que vous le voudrez.

  • De l’intimité. Les murs ont des oreilles… Surtout les murs des entreprises, où l’isolation phonique fait rarement partie des priorités pendant les travaux. Du coup, si votre réunion n’intéresse pas le reste des équipes (par exemple une réunion sensible dans l’équipe RH), mieux vaut quitter vos bureaux habituels.

  • Pour impressionner et faire plaisir. Et oui, pourquoi pas ? Une réunion sur un rooftop, ou sur le pont d’une péniche, par exemple, cela fait toujours son petit effet ; à ne pas négliger quand vous invitez des partenaires de travail extérieurs à votre entreprise (clients, fournisseurs, etc.).


b) Un brainstorming ou un teambuilding


Pour une séance de brainstorming, sortir des bureaux, c’est idéal. Mais cela vaut aussi pour certaines formes de teambuilding, quand elles n’impliquent pas d’activités sportives ou de plein air, mais seulement des ateliers qui doivent aider les équipes à mieux se connaître et mieux travailler ensemble. En effet, les salles dédiées proposent de nombreux avantages.



  • Plus d’espace. C’est important car les brainstorming, comme les teambuilding, demandent beaucoup d’espace : il faut souvent mener des ateliers en petits groupes, utiliser son corps, coller des post-its sur les murs, etc.

  • Une aide appréciable. La plupart des lieux dédiés aux professionnels (comme les hôtels ou les châteaux) ont l’habitude d’organiser ce genre d’événements : ils pourront donc vous conseiller et, dans une certaine mesure, vous apporter de l’aide sur place.

  • Pourquoi pas un cadre naturel ? De nombreux espaces de travail se trouvent au vert - on en trouve même à 20 minutes de Paris ! Et ça tombe bien : la nature augmente la créativité tout en réduisant le stress. Idéal pour souder une équipe ou trouver de nouvelles idées ! Vous pourrez profiter du cadre naturel pendant les pauses, au moment du déjeuner, ou simplement en passant un regard à la fenêtre de temps à autre...


c) Une conférence


En Europe, 37% des événements professionnels (Mieux connaître le marché du MICE en France, en Allemagne et au U.K - rapport de Concomitance Consulting) ont un objectif commercial ou de communication : lancement de produits, conférences, congrès, relations presse, mot du président pour la fin d’année, etc. Rares sont les entreprises qui peuvent accueillir de tels remue-ménages dans leurs locaux. Heureusement, la plupart des lieux événementiels proposent des amphithéâtres tout équipés, avec, si besoin, des micros et des écrans géants. C’est souvent le cas des hôtels, des châteaux, des salles de spectacles et même de certaines salles de cinéma, comme le mythique Grand Rex (2700 personnes assises, rien que ça) !


2) Pour une soirée d’entreprise


Après l’effort, le réconfort ! Une soirée d’entreprise, c’est l’occasion de créer des liens nouveaux et de resserrer ceux qui existent déjà, dans une atmosphère moins formelle. Attention tout de même : une soirée d’entreprise ne s’organise pas n'importe où, ni n’importe comment.


a) Les avantages de louer une salle


Beaucoup d’entreprises pourraient être tentées d’organiser une soirée, à moindre frais, directement de leurs locaux (par exemple dans l’espace restauration). Mais cela ne va pas sans poser quelques problèmes… D’abord il y a les nuisances sonores, les odeurs de cigarettes, l’obligation de faire le ménage, et cetera. Mais il y a aussi les problèmes légaux. Les salariés n’ont pas le droit d’être alcoolisés sur leur lieu de travail, ni de boire autre chose que du vin, de la bière, du cidre ou du poiré. De plus, l’employeur sera tenu responsable de la sécurité des équipes ; si quelqu’un se blesse, l’accident sera considéré comme un “accident du travail”. Heureusement, la jurisprudence est beaucoup plus souple si la soirée se fait en dehors des heures de travail, et surtout, ailleurs que dans les bureaux. Les rooftop, les bars et les clubs semblent donc plus appropriés.


Enfin, louer une salle pour vos soirées d’entreprise vous évitera de nombreux casse-tête : achat des boissons, location du matériel son-lumière, choix des musiques… Laissez plutôt faire les professionnels.


a) Les détails à ne pas oublier


Quand vous louez une salle pour organiser une soirée d’entreprise, plusieurs points spécifiques doivent retenir votre attention :



  • Jusqu’à quelle heure la fête est-elle autorisée ? Certains lieux ferment à minuit, d’autres à deux heures, d’autres à six heures du matin… La précision est donc importante.

  • Selon les lieux, si la soirée se poursuit tard dans la nuit, il peut être obligatoire d'engager un service de sécurité - demandez directement au propriétaire.

  • Y a-t-il un volume maximum pour la musique ?

  • Le matériel son-lumière est-il fourni, ou bien faut il payer un supplément ? Même question pour le DJ si vous en souhaitez-un.


Surtout, veillez à ce que les salariés puissent rentrer chez eux en toute sécurité, par exemple en proposant des chambres sur place, ou bien en imposant l’alcootest à ceux qui souhaitent prendre leur véhicule, tout en proposant un système de navette aux autres. En effet, l’entreprise sera tenue pour responsable en cas d’accident de la route - c’est en tout cas dans ce sens que va la jurisprudence.


3) Et quand on est un particulier ?


La location de salle ne concerne pas que les entreprises. Les particuliers peuvent aussi y avoir recours, notamment pour les fêtes et les grands événements de la vie : mariages, anniversaires, cousinades… Les occasions ne manquent pas de rassembler des dizaines (des centaines ?) de convives pour une célébration. Mais les inconvénients de faire la fête chez soi son nombreux et bien connus : dégradations possibles, nuisances sonores pour les voisins, ménage et vaisselle colossale le lendemain … Encore faut-il avoir suffisamment de place pour accueillir tout le monde. La location d’une salle permet de contourner toutes ces difficultés - par une sorte d’enchantement.


II/ Où louer une salle ?


C’est bon. Votre projet est solide et votre décision est prise : vous aurez bien besoin de louer une salle. Mais dans l’immensité du web, par où commencer votre recherche ? À qui faire confiance, et comment savoir si les prix sont raisonnables ? On vous dit tout.



  • Les différents prestataires

  • Les différents types de salles

  • À quels prix ?


1) Les différents prestataires


Aucun recensement exhaustif n’existe, mais on estime qu’en France seulement, plusieurs dizaines de milliers de salles et d’espaces événementiels sont disponibles à la location. S’il est toujours possible de passer en direct, des professionnels sont heureusement là pour vous guider dans cette jungle.


a) Passer en direct


Ce n’est pas impossible… Mais c’est difficile. D’abord, il faudra trouver les coordonnées du gérant de la salle. Certains laissent leurs numéros sur des sites-web indépendants, mais ce genre de site n’est pas toujours bien référencé sur les moteurs de recherches - en outre, la pratique tend à disparaître… Par ailleurs, sans outil (autre qu’un moteur de recherche) pour comparer les salles et les tarifs, il ne sera pas évident de tomber sur la perle rare. En faisant “cavalier seul”, vous aurez la main sur tout le processus de négociation. Votre événement sera complètement “sur-mesure”. En revanche, cette option vous demandera plus de travail. Il faudra penser à tous les détails en amont, et négocier chaque point avec le gérant du lieu.


b) Les agences événementielles


L’agence événementielle propose souvent une solution “clef en main” : c’est-à-dire qu’elle s’occupe de tout. Elle établit le cahier des charges avec vous, cherche des lieux qui vous conviennent, puis négocie directement tous les détails de votre événement, s’occupe du traiteur, des animations, etc. Souvent, un représentant de l’agence sera présent sur place, le jour J, pour vérifier que tout se déroule comme prévu. Les agences facturent leurs prestations comme elles le souhaitent. Il s’agira souvent d’un forfait fixe pour l’ensemble de la mission, ou bien d’un tarif-horaire. De fait, si l’agence représente la solution la plus confortable, c’est sans doute aussi la solution la plus chère. Autre désavantage : les détails de la tarification ne sont pas transparents, et le prix d’une même prestation peut varier, selon le client et le contexte.


c) Le Venue Finder


C’est un peu l’option intermédiaire. Le Venue Finder se présente avant tout comme un catalogue en ligne, avec une interface claire, qui permet de comparer rapidement les atouts et les inconvénients de chaque lieu. Son point fort, c’est donc d’abord la transparence (avec notamment l’affichage des tarifs proposés par chaque lieu), et la puissance du moteur de recherche, où l’on peut jouer des nombreux filtres pour cibler le lieu idéal en quelques clics. Mais ce n’est pas tout ! Chez le Venue Finder, il y généralement des équipes dédiées à l’accompagnement des clients. Ainsi, des conseillers vous aident à définir votre brief, et font la jonction avec les gérants de salles pour être certain que ce brief soit respecté. Le Venue Finder peut également vous recommander des prestataires pour la restauration, les animations, et cetera, à des tarifs souvent bien négociés (en effet, pour ces prestataires, le Venue Finder est aussi un précieux apporteur d’affaire). Le Venue Finder est rémunéré par les lieux, qui lui versent entre 5% et 15% de commission par événement. Par contre, dans la mesure où les lieux s’engagent à ne pas surfacturer la prestation au client, on peut dire que le Venue Finder est gratuit pour ce dernier.


2) Les différents types de salles


Le marché des salles est vaste… très vaste ! On peut vite s’y perdre. Avant d’y foncer tête baissée, choisissez le type de lieu qui vous correspond le mieux : ils ont tous des avantages et des inconvénients à peser, selon le type d’événement que vous organisez.


a) Les Hôtels standards (trois ou quatre étoiles)


Les hôtels proposent presque tous des prestations généralistes : salles de réunions, salles pour cocktails ou pour repas, salles de conférences, etc. Par contre, il est rare de pouvoir y organiser de véritables fêtes (car, pour le confort des clients, la plupart des hôtels ne font pas de locations passé minuit, parfois 2h du matin).



  • Points forts : accueil très professionnel (les hôtels sont “rodés”), pas de mauvaises surprises.

  • Points faibles : le cadre reste assez classique.


b) Les Hôtels de luxe et les palaces


Hôtel Plaza Athéné, Mandarin Oriental, The Peninsula… Voilà quelques exemples d’hôtels qui sortent vraiment de l’ordinaire, par le cadre grandiose, et par la qualité de l’accueil ! Si les prix sont rédhibitoires pour la plupart des particuliers, ce type de lieu reste très prisé par les entreprises pour tous types d’événements. Les palaces sont nombreux dans la capitale, mais on en trouve aussi dans les grandes villes de région, ainsi que dans les stations thermales, sur la côte Atlantique et la côte d’Azur.



  • Points forts : le cadre et le service exceptionnel.

  • Points faibles : le prix est à l’avenant.


c) Lieux atypiques


Lofts, ateliers, hôtels particuliers… Il existe quantité de lieux 100% dédiés à l’événementiel - et qui ne rentrent dans aucunes cases. Ils sont en général suffisamment bien étudiés et modulables pour répondre à tous types de demandes, y compris les soirées festives. Dans cette catégorie, les lieux “stars” sont définitivement les péniches et les rooftops ; on apprécie surtout le fait qu’ils possèdent, en général, des espaces extérieurs et des espaces intérieurs complémentaires. Ainsi, en cas de petite averse, l’événement ne sera pas gâché. Notez que les péniches, sur demande, pourront faire un tour avant de revenir à quai - pour un cocktail ou un repas, c’est la garantie d’un souvenir exceptionnel.



  • Points forts : une variété sans fin, la possibilité de marquer les esprits et de surprendre les convives.

  • Points faibles : rapport qualité/prix plus difficile à évaluer (l’originalité se paie).


d) Les clubs discothèques


Pour faire la fête jusqu’au bout de la nuit, une discothèque semble être le lieu tout indiqué. L'insonorisation est parfaite, les barmen sont expérimentés, le DJ connaît le matériel et sait s’adapter à tout type de clientèle… Certains clubs mettent même à votre disposition une véritable “équipe créative”, afin de programmer des artistes live, une scénographie, des effets spéciaux type mapping 3D, etc.



  • Points forts : système son et lumière imbattable.

  • Points faibles : ce n’est pas idéal pour les séances de travail (bien que certaines discothèques proposent des salles très lumineuses en complément).


e) Les bars et restaurants


Bien sûr on y vient, avant tout, pour manger et boire… Pourtant, en journée, c’est lieux peuvent tout à fait accueillir des réunions, des brainstorming et même des petits séminaires d’entreprise ! Il suffit d’oser franchir le pas… Les prix seront très avantageux.



  • Points forts : peu coûteux, facile d’accès, aucune mauvaise surprise sur les boissons ni sur les repas.

  • Points faibles : l’environnement n’est pas dépaysant.


f) Les cabarets


Réserver une table, plusieurs, voir le cabaret dans son entier… Et pourquoi pas ? C’est l’assurance d’une nuit 100% ludique. Et puis vous avez l’embarras du choix… Que ce soit par exemple au Manko (numéros burlesques ou spectaculaires ponctués de DJ sets), au Lido (strass, plumes et paillettes) ou au Don Camillo (spécialisé dans les spectacles comiques), les cabarets ne cessent de se réinventer pour satisfaire une clientèle variée mais toujours très exigeante !



  • Points forts : manger, trinquer, danser, rire, apprécier des spectacles… C’est tout en un !

  • Points faibles : impossible d’y travailler.


g) Co-workings


Il s’agit de bureaux professionnels à partager. On y trouve des PME, des start-up, et souvent beaucoup d’indépendants qui louent seulement un bureau (parfois même à la journée). Dans un co-working il est possible de privatiser une salle unique, sinon une petite partie, voir la totalité de l’endroit selon vos besoins.



  • Points forts : rien de mieux pour travailler et tisser un bon réseau professionnel.

  • Points faibles : c’est pour le travail et pour rien d’autre !


h) Les châteaux


Toujours isolés, dans les campagnes, ils proposent à des prix très avantageux des cadres naturels et parfois luxueux. Certains font aussi hôtels, tandis que d’autres sont exclusivement dédiés aux locations événementielles.



  • Points forts : c’est le favori des mariages et des séminaires d’entreprise pour se ressourcer - au vert, et en demi-saison !

  • Points faibles : difficilement accessibles (les entreprises devront souvent louer un car pour acheminer les équipes).


3) À quels prix ?


Difficile d’avoir une information transparente à ce sujet ! En dehors des Venue Finders, les prix sont souvent négociés au cas par cas. Les bonnes et les mauvaises surprises sont possibles... Pour vous éclairer, voici quelques astuces et quelques repères.


a) Les facteurs de prix


C’est une banalité qu’il faut rappeler : les prix varient selon l’offre et la demande, ainsi que l’emplacement du lieu. Paris sera la ville la plus chère, suivie de près par les grandes métropoles, puis les communes et finalement les campagnes... De plus, le volume, la lumière naturelle, la décoration, la qualité du mobilier et du matériel sont autant d’éléments qui se paient. On y pense moins, mais les prix varient également pour un même lieu, selon la période choisie ! Quelques conseils à ce sujet :



  • Pour les événements festifs, les clients choisissent très rarement les lundi et les mardi. Vous pourrez plus facilement négocier des tarifs sur ces jours là.

  • Peu importe l’événement, les matinées sont souvent moins chères que les après-midi et les soirées.

  • Les périodes de vacances scolaires sont toujours moins chères - à ce titre, le mois d’août est clairement le plus intéressant. Les entreprises auront du mal à réunir leurs collaborateurs sur une telle période, mais les particuliers, au contraire, pourraient bien en profiter.

  • Les châteaux et les belles fermes sont très sollicités pour les mariages. En conséquence, ils feront facilement des réductions à l’automne et encore plus à l’hiver.

  • Pour les régions de montagne, on évitera la saison du ski. Au contraire, si l’on souhaite voir la neige, les mois les plus intéressants seront avril et décembre.


Enfin, pour bénéficier des tarifs les plus avantageux, nous vous conseillons de vous organiser bien à l’avance. Par exemple, pour une soirée d’entreprise qui doit avoir lieu en décembre, il faudra s’y prendre dès le mois de septembre pour avoir plus de choix… et dénicher le meilleur prix !


a) Quelques repères


Nous vous proposons ce tableau des prix moyens (par personne). Ces chiffres sont seulement là pour vous donner des ordres de grandeur : les exceptions sont nombreuses !


Hôtel
- Paris : La ½ journée : 70€ / La journée avec hébergement : 220€
- Grandes villes : La ½ journée : 50€ / La journée avec hébergement : 160€
- Région : La ½ journée : 30€ / La journée avec hébergement : 120€


Hôtel de luxe et Palace
- Paris : La ½ journée : 160€ / La journée avec hébergement : 600€
- Grandes villes : La ½ journée : 90€ / La journée avec hébergement : 320€


Lieux atypiques
- Paris : La ½ journée : 80€
- Grandes villes : La ½ journée : 40€


Clubs, Bars
- Paris : La ½ journée : 70€ / Le cocktail : 80€ / La soirée : 120€
- Grandes villes : La ½ journée : 50€ / Le cocktail : 80€ / La soirée : 100€


Co-working
- Paris : La journée : 90€ / La salle de réunion pour ½ journée : 200€
- Grandes villes : La journée : 40€ / La salle de réunion pour ½ journée : 50€


Château
- Région : La journée complète : 50€ / La journée avec hébergement : 200€


III/ Comment bien s’y prendre ?


C’est la dernière étape. Vous avez défini votre besoin, vous savez quel type de lieu vous désirez, et vous savez même avec quel prestataire vous irez le chercher. Pour être efficace, mieux vaut parler la même langue que les acteurs du marché, connaître leurs habitudes, et toutes les astuces pour gagner du temps.



  • Maîtrisez le jargon et les habitudes du milieu

  • Mettez toutes les chances de votre côté

  • Connaître les aspects légaux


1) Maîtrisez le jargon et les habitudes du milieu


Tous les acteurs du secteur événementiel utilisent les même références linguistiques et techniques. Pour éviter tout quiproquo et bien faire comprendre vos besoins, il va falloir maîtriser ces codes.


a) Les différentes dispositions de salles


Au moment de réserver, votre interlocuteur demande si vous souhaitez que les participants soient assis en “rang d’école”, en “conférence”, ou en disposition “cabaret”... Vous n’y comprenez rien ? On vous aide !



  • Format “cabaret” - La salle se compose d’une scène et de plusieurs tables ; les participants sont installés autour des tables, de manière à tous regarder vers la scène.

  • Format “conférence” - Une scène, et pas de table ; les participants sont tous assis face à la scène, comme au théâtre.

  • Format “rang d’école” - Idem que pour le format “conférence”, mais chaque participant dispose d’une petite table face à lui.

  • Format “réunion” - Les participants sont assis autour d’une même table, sur un pied d’égalité.

  • Format “en U” - Idem que le format “réunion”, mais ouvert d’un côté, pour qu’un intervenant puisse se mouvoir au milieu des personnes assises.

  • Format “banquet” ou “en îlot” - Les convives sont installés tout autour des tables (de 4 à 10 personnes), comme au restaurant. C’est idéal pour les repas ou pour les échanges en petits groupes.

  • Format “cocktail” - Sans chaises et sans tables, pour boire et grignoter debout.


b)Les différentes formules de base


En général, tout est négociable. Mais pour gagner du temps, sachez que la location de salle se fait généralement selon des formats relativement invariants :



  • La location sèche - Il s’agit de ne louer que les infrastructures. Ensuite, c’est à vous de gérer tout le reste (traiteur, animations, etc.). Les prestataires feront donc des factures séparées.

  • La location “clé en main” - C’est un peu l’inverse de la location sèche. Avec une formule clé en main, tout sera centralisé sur un même devis (location du lieu, traiteur, animations, etc.). Les prestataires choisis seront des habitués du lieux : ils sauront immédiatement quoi faire et comment le faire. Pas de mauvaise surprise le jour J !

  • La demi-journée - En temps normal, la demi journée inclut toujours une collation sucrée ainsi qu’un accès illimité au thé/café. Si la demi-journée choisie est celle du matin, il est aussi d’usage d’offrir un “accueil café” (sorte de petit déjeuner debout).

  • La journée entière - Pour la journée entière, il est d’usage d’offrir les prestations suivantes : accueil café le matin, boissons chaudes à volonté, plus deux collations dans la journée. Le repas du midi, lui, peut être organisé sur place ou en extérieur (dans un restaurant par exemple) ; il faudra donc négocier ce point avec le gérant du lieu.

  • La journée avec hébergement - Idéal pour les séminaires d’entreprises et les mariages. En général, la “journée avec hébergement” est trois fois plus chère que la “journée entière” (notamment parce qu’il est d’usage d’y inclure un dîner sur place).

  • Le cocktail - Traditionnellement, le cocktail inclut 15 pièces par personnes, ainsi que deux verres d’alcool au moins (par exemple des coupes de champagne).

  • Le repas assis - Cette formule est explicite. Notez seulement que vous n’aurez pas forcément le choix du traiteur : celui-ci peut être imposé par le lieu.


Notez enfin que, dans certains co-workings, certaines salles peuvent être louées à l’heure près.


2) Mettez toutes les chances de votre côté


Vous allez vite vous en rendre compte : les salles sont très demandées… Il n’est pas garanti que vous obteniez votre premier choix ! Mais en suivant les astuces ci-dessous, vous vous donnerez les moyens de décrocher la perle rare.


a) Définissez bien votre projet


Les professionnels du secteur vous le diront : le cahier des charges est essentiel. Pourtant, trop souvent, celui-ci n’est pas assez clair ou pas assez complet. Résultat ? De nombreux allers-retours avec le gérant de la salle, des paniques de dernière minute et, dans le pire des cas, des déceptions à prévoir le jour de l’événement. Avant de louer votre salle, posez donc toujours votre brief par écrit. Positionnez-vous sur tous les critères habituels :



  • La date

  • L’emplacement, le type et l’ambiance du lieu que vous désirez

  • Combien de personnes seront présentes ?

  • Quelle formule souhaitez-vous ? Location sèche, demi-journée, journée entière… (voir la partie 3.1.2 ci-dessus).

  • Souhaitez-vous la lumière du jour ou pas ?

  • Aurez-vous besoin de matériel particulier ? Prises, écrans, rétroprojecteurs, tableau, paperboard, etc.

  • Aurez-vous besoin de prestataires supplémentaires pour les animations / les ateliers de travail ?

  • Quel type de lieu cherchez-vous (voir la partie 2.2 ci-dessus) ?

  • Surtout, quel est votre budget ? Ce point est essentiel. Aucun devis ne peut être proposé si votre budget n’est pas mentionné (au moins de manière approximative).


Si vous passez par un Venue Finder, la rédaction du cahier des charge se fera directement sur le site, au moment de choisir des lieux. Soyez le plus clair et le plus exhaustif possible dans vos réponses. Si certaines questions ci-dessus ne vous semblent pas pertinentes, ne les sautez pas - expliquer plutôt pourquoi la question n’est pas pertinente dans votre cas.


b) Faites plusieurs demandes


Imaginons. Vous trouvez un lieu. Vous l’adorez. Vous vous dites, naturellement : “C’est celui-ci et pas un autre.” C’est très compréhensible… Mais très improductif ! Ce lieu ne sera peut-être pas disponible à vos dates ; ou peut-être que son devis final sera trop élevé pour vous. Pour éviter ces déconvenues banales, il est fortement conseillé d’envoyer votre demande de location (accompagnée de votre brief) pour trois lieux au minimum. Vous pouvez solliciter jusqu’à cinq lieux simultanément - c’est normal, ce n’est pas impoli. Au-delà de cinq, par contre, vous risquez de vous mélanger les pinceaux. Attendez donc les premières réponses avant de solliciter de nouveaux lieux.


c) Avoir des attentes réalistes


C’est peut-être la première cause d’échec, du côté des particuliers comme des entreprises. Pour éviter les déconvenues, voici quelques règles simples :



  • Ne vous y prenez pas au dernier moment ! Idéalement une réunion s’organise un mois à l’avance ; un séminaire d’entreprise au moins quatre mois. Pour une soirée d’entreprise, c’est plus variable.

  • Avant de faire votre recherche, voyez si votre budget est raisonnable - vous pourrez vous reporter au tableau plus haut.

  • Si vous utilisez un Venue Finder, n’envoyez pas de demande à un lieu si ses prix affichés semblent supérieurs à votre budget : c’est une perte de temps - les petites ristournes entre amis, ça n’existe pas !

  • Quoi qu’il arrive, restez ouvert à l’imprévu et aux propositions faites par les lieux. Par exemple, si vous êtes flexible sur les dates, vous décuplez vos chances d’obtenir votre salle préférée.


3) Connaître les aspects légaux


En temps normal, celui qui réserve une salle sait peu de choses (sinon rien) sur les aspects légaux de la transaction. Et pour cause : l’arsenal juridique tend à protéger l’acheteur plutôt que le vendeur. Mais selon le dicton, nul n’est censé ignorer la loi. Alors voici de quoi parfaire votre connaissance du sujet...


a) Les assurances


Examinons les différents cas de figure. Quelqu’un se blesse au cours de l’événement :



  • Si l’événement est organisé par un particulier, c’est la responsabilité civile des protagonistes qui sera mise en jeu.

  • Si l’événement est organisé par une entreprise, l’accident sera requalifié en “accident du travail” - l’entreprise sera donc estimée responsable.

  • Exception sera faite si le lieu ne respectait pas les normes ERP (Etablissements Recevant du Public). Dans ce cas, la responsabilité civile ou pénale du propriétaire pourra être engagée.


Enfin, si des dégradations sont faites sur le lieu, peu importe la nature de l’événement, c’est la responsabilité civile des protagonistes qui sera mise en jeu.


b) Le contrat de location


S’il est obligatoire de rédiger un contrat, la loi n’impose aucune clause, ni aucune forme particulière à ce document. Dans l’immense majorité des cas, les contrats de location contiendront des informations parfaitement standards :



  • La durée et le prix de la location.

  • La description du lieu.

  • La nature de l’événement organisé.

  • Les conditions d’annulations (attention : certains lieux vous demanderont de payer une partie de la location en cas d’annulation).


Le contrat sera souvent signé le jour J - sinon, quelques jours avant, sur Internet, via la signature électronique. Pour que la location soit effective, le contrat n’est pas nécessaire : le versement du premier acompte suffit.


MAINTENANT, À VOUS DE JOUER !


Voilà, nous avons fait le tour du sujet !


Maintenant, nous aimerions vous écouter… Cherchez vous des informations que vous n’avez pas trouvées dans ce guide ? Peut-être avez-vous d’autres expériences à partager - des conseils, des astuces ?

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