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En raison des mesures gouvernementales prises pour stopper la seconde vague de covid-19, il n’est pas possible d’organiser un événement avant le 20 janvier. Nous vous encourageons à commander en Click&Collect auprès des restaurateurs afin de les soutenir.

Guide ultime de la journée d'études

Efficace, facile à mettre en place et peu coûteuse : la journée d’étude a tous les avantages… à condition d’être bien organisée. Heureusement, il n’est pas nécessaire d’être un expert en la matière. Un peu de méthode suffit. Vous trouverez dans ce guide toutes les informations et les conseils utiles pour organiser ce genre d’événement vous-même, en un rien de temps. C’est parti !

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Guide

I/ C’est quoi une “journée d’étude” ?


En terme d’événementiel, les formats courts et simples sont de plus en plus recherchés par les entreprises. Depuis les années 2000, la durée moyenne des événements professionnels a été divisée par deux ; 53% des séminaires ne durent pas plus d’une journée (MICE : les évolutions de la demande par les commanditaires, coachomnium.com) . Un engouement qui s’explique.


1.1 - Journée d’étude : de quoi s’agit-il ?


La journée d’étude consiste à travailler, le temps d’une journée, en dehors des bureaux habituels. En général, les journées d’étude suivent un schéma standard - mais bien sûr, libre à vous de jouer avec la norme si vous le désirez...


1.1.1 - Le déroulement classique d’une journée d’étude


La journée d’étude s’étale donc du matin jusqu’au soir. L’idéal sera de la faire coïncider avec les horaires habituelles de bureau. En effet, les collaborateurs sont invités dans un lieu nouveau, dont ils ne connaissent pas forcément le chemin, et qui, potentiellement, leur demande plus de transport qu’à l’accoutumée ; on évitera donc de les faire venir trop tôt le matin et de les faire partir trop tard le soir. En général, les journées d’étude sont organisées selon le programme suivant :
- 9:00 - 9:30 - Accueil café.
- 9:30 - 12:30 - Séance de travail, idéalement interrompue par une “collation” de 15 minutes aux alentours de 11:00.
- 12:30 - 14:00 - Déjeuner.
- 14:00 - 18:30 - Séance de travail, idéalement interrompue par une seconde collation vers 16:00.


1.1.2 - Qui anime la journée d’étude ?


Pour une journée réussie, il faut impérativement désigner un animateur (ou plusieurs). C’est lui qui surveillera la montre, qui présentera chaque atelier, qui donnera les consignes, et cetera. Ce rôle est crucial pour que les collaborateurs ne se sentent pas perdus, qu’ils comprennent le but de chaque étape, et que le rythme reste soutenu tout au long de la journée. Vous pouvez choisir l’animateur, ou les animateurs, parmi vos propres collaborateurs. Dans ce cas, il faut s’assurer de leur motivation, et bien les former pour cette mission. Il est aussi possible de se faire aider en prenant des prestataires externes. Si vous réservez votre salle sur Privateaser, n’hésitez pas à demander conseil : nos équipes peuvent vous donner des contacts de professionnels.


1.2 - La journée d’étude n’est ni une réunion, ni un séminaire


Plus longue que la simple réunion, mais plus courte que le séminaire résidentiel, la journée d’étude pourrait passer pour une sorte d’entre-deux, ou même de pis-aller. Et pourtant c’est tout le contraire, car ce format présente des avantages qui lui sont propres !


1.2.1 - La journée d’étude par rapport à la réunion de bureau


Après tout, si l’objectif est de travailler en groupe, pourquoi ne pas simplement organiser une réunion au bureau ? C’est que la journée d’étude a des arguments pour se défendre :



  • Couper du quotidien. En sortant les collaborateurs de leur environnement familier, vous leur permettez de “changer d’air”. C’est une façon de faire plaisir à vos équipes, mais aussi de stimuler leur concentration, leur créativité, et de renouveler la coopération entre les individus. D’ailleurs, il est possible de louer des espaces qui favoriseront ces aspects : certains seront plutôt relaxants (silencieux, lumineux, remplis de végétaux), d’autres seront plutôt conçus pour la productivité (mobilier modulable, grande quantité de matériel à disposition), d’autres encore seront conçus pour la créativité (atmosphère décalée, matériel de brainstorming).

  • Mettre fin à la dispersion. Paradoxalement, le bureau n’est pas toujours le lieu où les équipes travaillent le mieux. Discussions informelles, appels téléphoniques, petites routines bien installées (pauses cigarettes et café), réunions improvisées de dernière minute… S’il faut accomplir une tâche importante, ou prendre une décision stratégique, il vaut mieux couper du quotidien. Avec la journée d’étude, c’est concentration maximum, et résultat garanti !

  • Rassembler les équipes. Les entreprises sont de plus en plus libérées : certains salariés travaillent à domicile, d’autres sont en déplacement… Une journée d’étude, c’est l’occasion de rassembler toutes les personnes d’une même équipe (ou toutes les personnes concernées par un même projet). Car si le virtuel permet d'accélérer certains processus, nous savons tous que le lien physique reste indispensable pour qu’une entreprise perdure.


1.2.2 - La journée d’étude par rapport au séminaire résidentiel et au colloque


Quand on parle de “séminaire”, en général, on fait référence au “séminaire résidentiel” : un séjour organisé par l’entreprise, entre collègues, dans un lieu extérieur au bureau (le plus souvent un lieu extérieur aux grandes villes). La journée d’étude vise les mêmes objectifs, globalement, que le séminaire résidentiel. Mais elle s’en distingue par quelques avantages :



  • La journée d’étude est (beaucoup) moins chère. En général, une journée d’étude coûte trois fois moins cher qu’une journée similaire incluant le dîner et la nuitée.

  • La journée d’étude est plus rapide et plus facile à organiser. Un séminaire résidentiel s’organise plusieurs mois à l’avance, tandis qu’une journée d’étude peut largement s’improviser. En effet, les lieux disponibles ne manquent pas ; les collaborateurs n’ont pas besoin d’être prévenus trop longtemps à l’avance ; enfin, la question des transports ne se pose pas, car la journée d’étude s’organise souvent proche des bureaux habituels.


II/ Comment organiser une journée d’étude ?


On estime qu’une journée d’étude peut s’organiser en quelques jours. Mais pour être vraiment à l’aise, et surtout si la journée d’étude concerne plus de dix personnes, nous vous conseillons de commencer les démarches un mois à l’avance. Voici les étapes à suivre, dans l’ordre.


2.1 - Fixer l’événement


La première chose à faire, c’est d’établir la liste des participants, puis les consulter pour fixer une date qui convienne à tout le monde. Ensuite seulement vous pourrez définir précisément le programme de la journée. En parallèle, il faudra chercher un lieu - cette étape occupera la partie 3 de ce guide.


2.1.1 - Choisir les participants


C’est connu : le succès d’une mission dépend fortement des personnes invitées. N’invitez que les personnes directement impliquées dans le projet ou la thématique du jour. Vous pouvez par exemple inviter une seule équipe (les développeurs, le marketing, etc.). En plus, vous pourrez éventuellement inviter quelques personnes ayant des compétences particulières, ou bien des personnes ayant une aptitude à faire progresser les groupes et à tirer le meilleur de chacun dans les débats. Assurez-vous que vos choix soient bien compris. Ne pas être invité, ce n’est pas une “punition”. D’un côté, rien n’est plus gratifiant qu’une journée d’étude efficace, qui débouche réellement sur quelque chose (une décision, un apprentissage, etc.). Au contraire, les journées d’étude mal organisées sont frustrantes pour tout le monde. Trop de participants, cela signifie que personne n’aura le temps de bien s’exprimer, que les gens seront plus réservés, et les conversations plus superficielles. D’ailleurs, le Harvard Business Review recommande de ne pas inviter plus de 8 personnes pour une réunion idéale - une journée d’étude pourra facilement multiplier ce chiffre, à condition de scinder le groupe en petits ateliers durant la journée.


2.1.2 - Fixer la date


Vous savez maintenant qui participe : il ne reste plus qu’à trouver une date en commun. Cela peut se faire de manière informelle mais aussi grâce à des outils, par exemple : Tamplo, MeetingBird, Beenote… ou tout simplement Doodle. Par ailleurs, nous vous conseillons d’éviter les périodes les plus prisées, et donc les plus chères, notamment le mois de septembre (beaucoup de réunions / séminaires de rentrée). Les jours les moins chers sont souvent en début de semaine : les lundi et les mardi sont toujours assez facile à obtenir.


2.2 - Définir le programme


Pour qu’une journée d’étude porte ses fruits, il ne suffit pas de rassembler les bonnes personnes et de les laisser discuter en toute autonomie… Il faut canaliser leur énergie. Stimuler leur créativité. Fluidifier leurs échanges. Et pour ça, rien de tel qu’un programme bien ficelé.


2.2.1 - Fixer les objectifs


Les activités doivent être mises en relation avec vos objectifs. Pour une journée d’étude, il est possible de classer les objectifs en deux grandes catégories : le brainstorming et l’informationnel. Notez qu’il est possible, au sein d’une même journée d’étude, de mêler les deux ; on pourra par exemple se concentrer sur l’informationnel en matinée, avec une plénière, puis sur le brainstorming dans l’après-midi. En revanche, les journées d’étude ne sont pas le cadre privilégié pour le team building. Pour un bon team-building, mieux vaut choisir une activité de type sport, théâtre, jeu, etc. Ce genre d’activité ne s’organise pas vraiment en ville dans un espace intérieur, mais plutôt dans la nature ou des espaces dédiés.


2.2.2 - Définir des activités brainstorming


Il faut prendre une décision stratégique difficile ? Faire une proposition créative rapidement ? Dans ce cas, vos objectifs sont clairement de types brainstorming, et plusieurs techniques s’offrent à vous. Les bases du brainstorming sont affinées depuis les années 1940. Le principe de base est connu : ne pas juger les idées proposées, mais se contenter de rebondir positivement avec de nouvelles idées. De plus, des post-it sont souvent utilisés pour noter les idées, avoir une vue d’ensemble et les classer. Notez qu’il existe de nombreuses variantes, à la fois ludiques et performantes. Pour n’en citer que quelques-unes :



  • Le jeu de rôle (ou rolestorming) : les participants jouent des “personnages”, par exemple un client, un fournisseur, un autre collègue, etc.

  • Le circuit silencieux (idéal pour les groupes introvertis) : il est interdit de parler. Tout se fait avec des post-it et des feutres. On peut travailler avec des mots mais aussi des schémas.

  • La méthode des six chapeaux d’Edward de Bono : chaque chapeau correspond à une émotion, un type de raisonnement (créativité, pessimisme, rationnalité, etc.). Le porteur du chapeau doit tenir son rôle jusqu’au bout.

  • Le reverse brainstorming : il s’agit de prendre les choses à l’envers. On ne cherchera pas à résoudre le problème, mais à le provoquer et l’amplifier. Les réponses trouvées seront très instructives...


2.2.3 - Définir des activités “informationnelles”


L’entreprise prend un nouveau tournant stratégique ou lance un nouveau produit ? Elle adopte un nouveau logiciel, une nouvelle hiérarchie, une nouvelle méthode de travail ? Il est important de le communiquer aux équipes. Et la journée d’étude semble être le format tout indiqué. D’ailleurs, de nombreuses entreprises organisent des journées d’études sur une base régulière, par exemple tous les trimestres, simplement pour permettre à chaque équipe de présenter son bilan et ses nouveaux objectifs. Ainsi, tout le monde est à la page. Déterminez à l’avance la liste des intervenants comme l’ordre de passage ; prévenez chacun d’entre-eux, pour leur laisser le temps de préparer ce qu’ils doivent dire. N’oubliez pas que la plupart de vos collègues ne sont pas forcément formés à la prise de parole en public (à moins qu’il s’agisse des communicants ou de la direction) : réservez-leur des passages relativement courts - idéalement moins d’un quart d’heure.


2.2.4 Inviter des intervenants extérieurs


Rien de tel qu’un expert en son domaine pour transmettre son savoir, sa passion, sa motivation. Par exemple, un entraîneur sportif pourra parler de l’esprit d’équipe ; un PDG pourra partager son expérience de l’entrepreneuriat ; un scientifique pourra donner son point de vue sur la meilleure manière d’être créatif… Les experts et les célébrités sont plus faciles à contacter qu’on ne le pense. En effet, la plupart travaillent avec des agences, par exemple Brand Celebrities, Deal 4 Event, ou encore l’Agence Plateforme.


2.2.5 Les points à surveiller


L’important sera de maintenir le rythme et l’intérêt des participants toute la journée. Evitez donc les programmes trop denses et trop passifs. Essayez d’impliquer au maximum les équipes dans les différentes activités. Par ailleurs, il sera très important de surveiller la montre pour éviter que certaines interventions ne s’éternisent, que tout le programme se décale et que les équipes s’ennuient. À propos du programme : vous pouvez l’envoyer aux participants quelques jours avant l’événement. Ainsi, chacun pourra mieux se projeter, et même, préparer des questions pour le jour J. Enfin, pour avoir la pleine attention de tous les participants, n’hésitez pas à interdire les téléphones et les ordinateurs, pour un atelier, ou même pour la journée… C’est l’occasion d’une petite détox numérique : personne ne le regrettera.


2.3 - Nourriture et boissons : ce n’est pas un détail.


Ni trop, ni trop peu… Telle serait la règle d’or pour l’organisation des repas et des collations. Mais voyons précisément comment contenter les équipes sans se ruiner.


2.3.1 - Le petit déjeuner d’accueil


Idéalement, nous l’avons dit, les équipes seront accueillies par un petit-déjeuner très simple, présenté “en buffet”, et qui sera consommé debout. Ainsi, tout le monde peut arriver tôt sur place et commencer la journée du bon pied. Typiquement, le petit-déjeuner se composera de boissons chaudes, de viennoiseries et de fruits.


2.3.2 - Les collations


Nous vous recommandons fortement de laisser le thé et le café en self-service, à volonté, toute la journée (une personne devra donc veiller à ce que les samovars restent pleins et chauds). Enfin, nous recommandons d’offrir deux collations : une le matin et une l’après-midi. La collation peut être une sucrerie, un chocolat ; quelque chose de simple et frugal peut suffir... L’important n’est pas tant l’aliment que le fait de prendre une pause.


2.3.3 Le repas du midi


Pour le déjeuner, trois options sont possibles.
- Si le lieu le permet, la meilleure solution serait d’organiser le repas sur place. Dans ce cas, le lieu vous imposera peut-être son propre traiteur. Dans le cas contraire, vous serez libre de choisir le vôtre, ou de faire livrer des plateaux repas ; Privateaser peut aussi vous mettre en relation avec différents prestataires si vous le désirez.
- La deuxième option consiste à réserver, dans un restaurant tout proche, une table, voir une salle entière. Ainsi les équipes pourront changer de cadre le temps du repas, et chacun sera libre de choisir son plat, ce qui est appréciable.
- La troisième option consiste à ne pas s’occuper du déjeuner, et laisser un temps libre aux équipes, mais nous déconseillons cette formule. En effet, le déjeuner est une forme de team-building informel : ce serait dommage de ne pas en profiter et de laisser les groupes habituels se reformer, chacun de leurs côtés.


III/ Comment choisir le lieu d’une journée d’étude ?


La journée d’étude peut se faire dans les bureaux de l’entreprise. Mais dans ce cas les inconvénients sont nombreux : manque de place, dérangements intempestifs, sentiment de routine… Au contraire, en louant un lieu spécifique, on sort du quotidien. Chacun comprend qu’il faut laisser de côté, pour quelques heures, ses tâches habituelles ; ne pas forcément répondre aux e-mails, ni au téléphone. La salle choisie pourra stimuler la créativité, la concentration, le travail de groupe et surtout le plaisir d’être ensemble.


3.1 - Les critères à surveiller


Les lieux destinés aux journées d’étude ne sont pas les mêmes que pour les séminaires résidentiels. Voici quelques caractéristiques à prendre en compte.


3.1.1 - L’accessibilité


La journée d’étude ne se passe ni à la campagne, ni en montagne, ni en bord de mer. Elle est généralement urbaine et se déroule, idéalement, dans un lieu proche des bureaux habituels. Ainsi, les équipes n’auront pas à (trop) changer leurs habitudes en terme d’horaires et de transport. C’est à ce prix que l’organisation de la journée reste légère et non-contraignante pour tout le monde !


3.1.2 - Le lieu remplit-il les critères essentiels ?


Tout dépendra de l’effet que vous souhaitez créer chez vos collaborateurs. Pour stimuler leur créativité, choisissez une salle originale qui casse les codes, avec des couleurs vives et du mobilier décalé. Vous cherchez plutôt à favoriser leur concentration ? Choisissez un lieu calme, avec vue sur cours et non pas sur le boulevard, et des aménagements apaisants (en la matière, les plantes vertes ont des vertues prouvées). Si vous souhaitez organiser des ateliers en petits groupes, alors différentes salles pourraient être utiles ; au minimum, il vous faudra du mobilier léger et modulable pour créer différents espaces. De plus, si vos objectifs sont de type “informationnels”, il vous faudra une grande salle de type plénière, avec un écran, et un projecteur. Enfin, renseignez-vous pour connaître les installations sur place : écrans et projecteurs, micros et enceintes (par exemple si vous souhaitez sonoriser la plénière), frigos et cuisines (si vous souhaitez faire venir un traiteur), samovars et machines à café, etc. S’il manque certains éléments importants, il faudra les apporter vous même !


3.1.3 - Pour une journée d’étude, certains critères sont secondaires


Après tout, la journée d’étude ne dure… qu’une journée ! Dans ce cas, la lumière naturelle (surtout en hiver), le charme et l’esthétique, l’accès éventuel à un espace extérieur peuvent être facultatifs. Ce sont des petits plus, mais ils passent après les critères essentiels comme la proximité et l'accessibilité du lieu.


3.2 - Les lieux classiques


Ce type de lieu sera bien adapté pour une journée studieuse, par exemple un comité de direction. Le mot d’ordre : simplicité, praticité, efficacité !


3.2.1 - Les hôtels


Dans les hôtels, on ne fait pas que dormir ! Les hôtels quatre ou cinq étoiles, les palaces, mais aussi les grandes chaînes proposent des espaces dédiés aux entreprises. Certaines marques proposent même des salles dédiées aux brainstormings, avec des décors originaux, du mobilier modulable et décontracté. On trouve également, de plus en plus souvent, du matériel high-tech sur place pour aider à l’animation des ateliers - c’est notamment le choix qu’a fait le Novotel Lyon Gerland Musée des Confluences. Les hôtels présentent de nombreux avantages : ils sont très professionnels, toujours bien accessibles, et proposent également la restauration sur place. C’est la formule tout-en-un ! Prenez donc de l’inspiration sur notre sélection parisienne d’hôtels à la journée.


3.2.2 - Les coworkings


Les coworkings sont conçus pour plaire au plus grand nombre ; aux petites start-up comme aux groupes du CAC 40. Leurs avantages ? Une ambiance décontractée mais tournée vers le travail, un accueil professionnel rompu à ce genre d’exercice, une grande diversité dans les volumes disponibles et les décorations proposées… Sur Privateaser, vous trouverez plus de 100 coworkings à Paris : pour tous les goûts et toutes les bourses !


3.3 - Les lieux atypiques


Et si on osait ? Un lieu qui sort de l’ordinaire, c’est l’occasion d’allier l’utile et l’agréable… Et c’est tendance ! Selon un sondage Coach Omnium (Etude Tourisme d’affaires “MICE 2018”, coachomnium.com), 62% des entreprises recherchent “parfois ou régulièrement” des lieux atypiques.


3.3.1 - Les avantages


Si les lieux atypiques ont la cote, ce n’est pas pour rien. Voici leurs trois principaux avantages :



  • Ils ont un effet “wahou” sur les équipes. Cela fait plaisir et potentiellement fera de cette simple journée d’étude un moment marquant. Cela favorise l’attachement et l’engagement des employés sur le long terme.

  • Les lieux atypiques ont parfois des vertues insoupçonnées. Par exemple, il est prouvé que les lieux végétalisés diminuent le stress et favorisent la concentration ; ou encore, certaines couleurs favorisent la concentration et le dynamisme.

  • Rien de tel, pour trouver l’inspiration, que de se réunir dans un lieu inhabituel, qui nous sort du quotidien, nous ouvre de nouvelles perspectives et nous pousse à communiquer différemment avec les autres.


3.3.2 - Quelques exemples


Mais de quoi parle-t-on quand on parle de “lieux atypiques” ? Après tout, l’atypique est une notion subjective. Néanmoins, certains types de lieux s’y rattachent assez facilement :



  • Les ateliers, type atelier d’artisan ou atelier d’artiste. Pour une journée bohème.

  • Les “villas” et les hôtels particuliers. Pour une journée plus exclusive.

  • Les bars et les cafés. Pour une journée plus décontractée.

  • Les péniches et les bateaux (qui peuvent même se déplacer sur des plages horaires choisies). Pour un souvenir inoubliable !

  • Les musées et les bâtiments classés. Pour une journée placée sous le signe de la culture.


Besoin de plus d’inspiration ? Privateaser vous propose quelques “Top lieux atypiques” pour les villes de Paris, Lyon, Lille, Bordeaux, Nantes et Toulouse… entre autres !


MAINTENANT, À VOUS DE JOUER ! Voilà, nous avons fait le tour du sujet. Maintenant, nous aimerions vous écouter… Cherchez-vous des informations que vous n’avez pas trouvées dans ce guide ? Peut-être avez-vous d’autres expériences à partager - des conseils, des astuces ?

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